不保密的 本报告仅供国务院或直接从监察长办公室收到副本的任何机构或组织正式使用。未经监察长事先授权，它们或其他机构或组织不得在国务院以外全部或部分进行二次分发。根据美国法典5 U.S.C. 552，该文件的公开可用性将由监察长决定。美国国务院
监察长办公室安全与情报监督审计报告
解密国务院机密
SIO/A-98-501998年9月
重要的通知
美国国务院
美国军备控制和裁军机构
美国新闻署
广播理事会监察长
前言 这个报告是由检察长办公室准备履行我们的职责规定的监察法案1978年修订,209年外国服务法案的1980节,1987年的军控与裁军的修正法案,以及国家和相关机构的DepartmeInt拨款法案,1996财政年度。它是一系列的审计、检查,调查,和特殊报告出具我的办公室作为我们继续努力促进积极的改变的一部分在美国国务院、美国军控与裁军机构,和美国机构的信息ReportsReports,包括广播理事会,识别和防止浪费、欺诈、滥用和管理不善。该报告是仔细评估所审查的职位、办公室或职能的优势和劣势的结果。它大量利用了对认可机构和机构员工的采访，反映了对相关文件的广泛研究。
本报告所载建议是根据监察主任办公室掌握的最佳知识拟订的，并已与负责执行这些建议的各办事处在草稿中进行了讨论。我们希望，这些建议将导致更有效和更有效率的行动。
我希望向所有参与本报告所记录的审查的员工和其他人员表示感谢。
Jaquelyn l . Williams-Bridgers
监察长
应国会议员David E.Skaggs的要求，监察长办公室（OIG）审查了国务院执行第12958号行政命令“机密国家安全信息”（1995年4月17日）的某些方面。该命令标志着联邦政府出于国家安全原因识别和保留信息的方式发生了重大变化。该命令大大降低了政府开展业务的保密程度。委员会的报告保护和减少政府机密委员会(莫伊尼汉委员会)1997年3月3日发布的报告也建议在冷战后时期更加开放，以便通过彻底改革叙级和人事安全制度来加强公众对政府的信任。 监察长办公室
安全和情报监督厅解密国务院机密
执行概要
该命令的一个核心部分要求自动解密所有25年或以上的机密文件(最高机密级别)。事实上，所有保存了25年或更长时间的文件都被认为具有历史意义。机构对他们机密财产的审查是至关重要的因为法令规定所有历史机密信息将自动解密，无论这些记录是否已被审查于二零零零年四月十七日(在签署该命令后五年)届满。对于他们认为特别敏感的大量记录(称为文件系列)，机构可以向信息安全监督办公室(ISOO)申请豁免，或者机构可以确定为保护国家安全应保持机密的特定文件。本司只要求豁免其历史文件的两个档案系列。
调查小组已经完成了对该部解密工作的审计。国务院已经以模范的方式实施了其解密计划，并有望在命令规定的最后期限内完成。
到目前为止，该部已经公布了被审查的4870万页中的97%。未解密的3%(150万份)文件主要是涉及中央情报局(CIA)股票的文件。在被审查的文件中，只有0.6%的文件免于解密，2.1%的文件被提交给了中央情报局，0.3%的文件被提交给了其他机构。之所以提及这些文件，是因为其他机构可能认为文件中所载的信息需要继续保护。根据该命令，部门审查人员自动将这些文件提交给受影响的机构。国务院和中央情报局的官员告诉我们，由于更重要的工作，该机构还没有开始审查这些文件的解密目的，中央情报局刚刚开始从其机密持有的文件中识别那些包含国务院股权的文件，这使得新闻部难以确定其解密工作量。
主要发现
该部门一般由ISOO和国务院外交文件咨询委员会(历史咨询委员会[HAC])被认为拥有联邦政府中最好的——如果不是最好的——解密项目之一。ISOO负责监管政府和行业的安全分类项目，并每年向总统报告其状况，ReportsReports他们在1997年给国务卿的报告中说，“国务院已经建立了一个非常成功的项目，以实施E.O. 12958的自动解密条款。”他们[部门]的努力应受到表扬。除了鼓励他们坚持做好工作外，我们没有具体的建议。”HAC审查记录，向国务院提出建议，并就美国重大外交政策决定和重大外交活动的官方记录历史记录向国务卿提出建议。政府。HAC在其1997年的报告中表示，“国务院已经为档案记录的系统解密审查设定了一个标准，这是迄今为止政府中最好的。”海关的表现显示，市民可索取该命令的解密规定。
虽然该部门一直是政府解密工作的领导者，但这次调查小组的审查确定了以更经济和更有效的方式执行该命令的机会。具体来说，OIG发现了以下内容:
OIG建议主管管理事务的副部长使用超额完成外交事务官员，以减少该部对使用退休年金受益人作为解密人的依赖。
- 自该命令(1995年4月)生效以来，海关已投入约500万美元实施解密计划，预计到2000财政年度，还需投入400万美元执行该命令。此后，每年将需要大约100万美元，用于审查已存在25年的机密文件或从其他机构提交给国务院的机密文件。到目前为止，大部分费用都是支付给进行解密审查的退休人员的工资。调查团确定，可指派超额补足的外交事务官员执行这一职能，减少雇用承包商(见第5页)，结果到2000年可节省多达350万美元，以后还可节省更多，这取决于使用超额补足的雇员人数。
OIG建议主管管理事务的副部长与中央情报局高级管理层协调，以便于解密引用机构短语和首字母缩略词的文件。
- 调查小组质疑是否有必要继续对中情局提供的大约一半的部门记录(约50万页)进行分类。这些文件之所以被提及，是因为文件中有“受控美国来源”或仅仅是“CAS”的缩写。根据中央情报局的指导方针，只要“CAS”的使用与特定的海外地点、行动、活动或个人没有关联，就可以发布;CIA在特定国家存在的事实可能会被承认，但更多的细节仍是保密的。公布所有这些参考资料需要中央情报局的特别批准。国务院的历史咨询委员会向国务卿报告说，国务院历史文件中提到的这些内容通常是无害的。OIG同意委员会的结论(见第7页)。
调查小组建议主管管理事务副部长重新评估该部的解密准则及其适用，以促进敏感性有问题的文件的解密。
- OIG对0.6%的部门文件（约300000页）中的一些文件提出了质疑，这些文件被审查者豁免。该部门有详细的指导，供审查人员在作出脱毛决定时使用。在某些情况下，指导是针对国家的。虽然部门审核人遵守OIG指南，但审核人对指南的某些应用与订单不一致。一些记录免于解密，因为它们涉及与某些国家的军事关系，这些关系可能被普遍理解，但并未得到美国或外国政府的正式承认，或者，美国可能已经正式承认情报存在，但间接提及此类活动的文件除外。OIG认为，这种豁免是无效的。OIG认识到，可能存在一些敏感文件，如果发布和广泛传播，可能会对生命、情报来源以及与其他国家的关系构成威胁，但我们发现很少有令人信服的例子（见第8页）。
机构意见这些发现与美国国务院行政管理局、信息资源管理项目和服务办公室的官员进行了讨论。本局的书面意见载于本报告(见附录B)。本局对我们的三项建议有些例外，但并没有明确表示不同意。调查小组在报告的适当部分讨论了每一项评论。
执行概要 监察长办公室
安全和情报监督厅解密国务院机密
目录
目标、范围和方法
二,。出身背景
三、 调查结果和建议
A.该部门的解密计划
B.部门免于解密和转介给其他机构
附录a:解密豁免类别
附录b:代理意见
本次审计的目的是确定国务院是否按照国会议员斯卡格斯的要求，遵守了EO 12958（1995年4月）关于自动解密25年或以上保密文件的规定。这位国会议员还对OIG的决定感兴趣：1）该部门最初是否做出较少的分类决定并减少其机密文件的数量；2）执行该命令是否会带来显著的节约。内审办尚未开始审查这些其他问题。我们还试图确定解密程序是否以经济有效的方式运行。我们采访了该部行政局（A）、人事局（PER）和公共事务局（PA）的官员。我们还采访了国家档案局（NARA）、秘书长历史咨询委员会（HAC）和金博宝正规网址信息安全审查处（ISOO）。我们审查了相关法规、计划指南和财务数据。 目标、范围和方法
为了确定豁免和推荐的适当性，OIG审查了63个部门的记录，这些记录被审查者免除了解密或提交给其他机构进行解密。我们没有审查已解密的记录，因为审计的重点是确定豁免记录的适当性。我们对记录的审查是为了获得豁免和转介记录的例子，而不是为估计的150万份已豁免或转介给其他机构的记录制定统计上有效的代表。OIG在弗吉尼亚州纽ington的国防部记录服务中心(RSC)和马里兰州College Park的NARA查阅了记录并采访了解密者。记录是随机从涵盖不同历史时期、地理位置和主题的文件盒中选择的。例如，我们从NARA 1950年到1954年的记录箱中提取样本，从不同使团的记录箱中提取样本，如位于RSC的马德里大使馆(1968年)或柏林大使馆(1969-70年)。除随机选择的55份记录外，解密者还向OIG提供了8份他们自己选择的记录，他们认为这些记录显然需要继续保密，因为一旦公布将对国家安全造成危害。审计现场工作于1998年1月至6月在华盛顿特区进行。审计是按照普遍接受的政府审计标准进行的。进行审计的OIG工作人员是James Martino(审计经理)、Thomas Hoots和Ann Hogan。
1995年4月，克林顿总统签署了12958号行政命令，该命令规定，超过25年的记录将被推定在2000年4月17日之前解密，除非某机构根据该命令规定的豁免对其进行保密。在订购之前，没有对旧信息进行自动解密的要求。受该命令约束的记录被指定为“机密”、“机密”或“绝密”级别的国家安全信息。该命令承认，确实存在出于国家安全原因而不应发布的记录，并应予以适当保护。该部门的记录和出版服务信息资源计划和服务办公室（A/RPS/IPS）负责按照订单要求审查和解密该部门的记录。 二,。出身背景
该命令所表明的意图是，它应导致大规模的解密，而不取决于个人的有无，以便逐行进行审查。骑士团试图避免这一过程。然而，一些机构仍在继续对那些被认为过于敏感而无法解密的信息进行细致而耗时的审查和编辑。其他机构已经成功地使用大容量取样技术来识别最敏感的材料，然后批量解密大量材料。该部门采用了一种混合的方法，即审查员处理每一段历史材料，但不阅读每一行。新闻部选择采取“通过/不通过”的办法，即文件要么全部公布，要么全部不予解密。新闻部估计，截至1998年6月，已审查了约4870万页，在2000年截止日期前，还有约1290万页等待审查。
目前，大约有1亿页永久的机密信息(包括那些25年以上的)最终将被解密(OIG基于对文件持有的假设做出的估计)。官员们说，典型的机密文件平均有三页正文。OIG估计，超过90%的机密文件来自原始的保密决定，或者只是机密文件的副本。因此，解密者要反复审查以前可能已经解密的文件副本。下面的图表描述了截至1998年4月的国防部机密文件持有情况和地点。
部门永久机密资产的位置1. 位置页面(百万)中央文件2.17.3海外邮政(年)4.3总部办事处2.6档案服务中心3.华盛顿国家记录中心442.0总98.2＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿＿
OIG估计，新闻部每年产生大约700万页的历史记录，仅占每年产生的估计2.3亿页的新闻部文件的3%。美国档案管理员与各机构协商，批准必须保存的一系列档案的时间表。一旦历史文件超过30年，就必须从各个原始机构转移到国家情报院。国务院永久性历史文件的主要类型包括美国代表团主要官员和副主要官员以及各职位的政治和经济部门的所有记录;以及国务卿和助理国务卿办公室的记录。解密者估计，国务院大约75%的历史记录是保密的。
1.这些数字是通过使用部门对记录持有情况的评估计算的OIG估计数。这些数字只是为了说明部门分类记录的质量。这些估计没有考虑某些安全和情报文件以及电子邮件数据库的较小记录文件，这些文件不包含25年前的信息，但最终将包含历史记录。
2.中央档案是一个电子数据库，保存在部门总部的电缆流量等记录。
3.记录服务中心是该部门位于弗吉尼亚州纽因顿的仓库设施，用于存储退役记录，包括最终将被销毁的记录和将作为历史文件保存的记录。
4.华盛顿国家档案中心是国家档案局在马里兰州Suitland的一个设施，用来储存部门的退休记录，包括签证和护照档案，以及最终将成为国家档案馆财产的记录。该部的正式记录(包括机密和非机密)储存预定的一段时间，然后根据该部的记录处置时间表销毁或永久保存。例如，一些安全记录在1年后被销毁，财务记录在3年后被销毁，护照记录保存了100年。
被美国国家档案馆认定为具有历史意义的文件类别，必须在30年的历史档案保存后，由原始机关移交给国家档案记录管理局(NARA)。
该命令不授权NARA在未经另一机构事先同意的情况下解密该机构创建的信息。此外，该部还有数千份由其他机构编制的文件，或包含其他机构拥有权益的信息。在这种情况下，机构必须提醒原始机构，并寻求有关处理和处置这些机密记录的指示。
处理带有其他机构股权的文件的程序很繁琐。文件必须有标记、复印、包装和安全运输;每一个包含另一个机构的权益的记录都要重复这种做法，而且在许多情况下，这些记录包含多个机构的权益。使问题更加复杂的是，没有规定机构必须对这种推荐作出答复的最后期限，导致在完成审查和向公众公布资料之前出现长时间的拖延。
国会正在考虑立法(1997年《政府保密法》，S.712和H.R. 1546)，为保密和解密建立一个法定方案。实际上，这项立法将用一个为国会提供更大监督的法定结构取代目前的总统行政命令。简而言之，拟议中的立法将通过限制机密信息的来源、对其持续时间进行更严格的限制以及加速解密过程来减少机密信息的数量。
拟议的立法将建立一个国家解密中心，通过提供一个正式机制，加强对机构解密工作的监督和协调，促进文件解密。该中心的作用可能包括建议机构进行机构间审查，并按照该命令的要求建立和维护政府范围的解密数据库。
A.该部门的解密计划 三、 调查结果和建议
国防部解密计划的人力成本超过了必要水平。国防部一直依靠使用退休的养老金，但有过多的外国服务官员，可以在没有额外费用的情况下提供，这可能会减少运作该计划所需的资金。自1995年以来，该部使用了大约500万美元，估计到2000年还将需要400万美元使用退休人员。此外，一旦该部门达到了对25年或以上的记录解密的目标，该命令将要求该部门每年对25年以上的记录解密。根据工作量估计和目前的费用，调查团估计每年将花费大约100万美元。
该部主要利用前高级外交官员审查其记录，以确定解密。使用高级人员的理由是解密工作需要大量的外交和外交知识，以便做出明智的判断。
截至1998年6月，该部已审查了由该部保管的4070万页文件中的大约3500万页(86%)。其余570万页需要在2000年以前审查。此外，国家档案馆、总统图书馆和国会图书馆等其他机构也有2090万页的记录受到该命令的约束;其中约有1370万页已由该部或使用该部指导方针的机构审查。剩下的720万页需要在2000年之前审查。
此外，其他机构也将涉及国务院股权的文件提交给国务院进行审查。然而，其他机构，特别是中央情报局，只向该部提供了少量的介绍信。国务院官员告诉我们，截至1998年6月，他们已经收到了大约1.2万份文件，但预计在中央情报局的记录中，国务院的股份要多得多。中央情报局刚刚开始审查其历史记录，目前还不清楚有多少文件可能会提交给该部门，但数量可能非常大。如果该部在截止日期前收到大量推荐信，离职人员可能无法在截止日期前审查这些推荐信，文件将自动解密。
多余的外国服务官员(没有指定职位的官员)是可用的，并有资格做记录解密审查。人员过剩的官员通常被人事局指派到不同的局从事临时项目工作，直到他们被重新分配到长期职位。调查小组建议，人事局同意向该部的解密项目指派过多的官员。调查团获悉，平均有10名高级外交事务官员(大使和特派团副团长级)随时可为临时项目工作约3个月，直到他们被长期指派。但是，人数过多的干事仍未被分配到长期职位的时间跨度很大。有些军官已经有一年没有被指派了。还有一些人虽然没有大使或代表团副团长的级别，但也有资格担任解密审查人员。
机构意见
新闻部表示，它将很高兴与人事局密切合作，确定适合并真正致力于一年任务的官员担任解密审查员，一年的承诺至关重要。该部门还表示，在审稿人达到标准之前，通常需要两个月的在职培训。外交部表示保留，认为超额完成任务的外交事务官员可被用作解密员，因为这项任务不被视为促进职业发展。
调查团认识到，外交事务官员可能不认为这项任务是非常可取的，但从职业角度来看，雇员的补足情况也不可取。联格观察团的结论是，在确定长期任用之前，可以提供过多的工作人员，人事局也同意这一点。
OIG不同意两个月的培训期是必要的，或者至少一年的承诺是必要的。该部门三年的自动解密经验导致只有3%的延迟率，OIG发现几乎没有证据表明这些文件如果发布会对美国安全构成威胁。因此，无论任何特定审查人员的经验和培训如何，不适当发布文档的潜在危险都可以忽略不计。此外，该部门还为解密者提供了详细的指导，以便在出现问题时参考。可以实现的成本规避应该超过使用临时超额完成人员可能造成的生产力损失。
结论和建议
本署已有效执行该命令的解密规定，并应于二零零零年截止日期前完成检讨。到目前为止，还不清楚机构推荐会对工作量产生什么影响。使用冗余人员代替退休人员作为解密者，将以大大降低成本的方式为解密计划提供资源。如果只指派现役人员担任解密者，到2000年可节省至多350万美元，此后每年可节省至多100万美元。
我们建议管理事务副秘书长:
1.使用超额补充的外交服务官员，以减少国务院使用退休退休人员作为解密者。
B.部门豁免解密及转介给其他部门。机构
该部门已经公布了绝大多数历史机密记录，但OIG认为，还有更多的历史机密记录可以解密。OIG的结论是，提交给CIA的文件中约有一半可以例行解密，而该部豁免的一些文件如果被公布，不会明显对国家安全构成威胁。这些文件被豁免或提交，因为美国国防部和中央情报局对其解密指南的应用不允许其解密。
该部已公开了大约4870万页具有历史意义的信息中的97%。这些记录全部发布，没有对其内容进行编辑。从比例上看，国务院免于解密或提交给其他机构的记录数量相当少，大约只有150万页，但这说明了国务院工作的保密性质，因为相关主题被视为需要继续保护，以免公开披露，虽然已经超过25岁了。
OIG对63份豁免文件和参考文件的审查表明，情报界倾向于抵制广泛解密，因为他们认为，即使是以前通过非机密来源承认或普遍知道的信息，可能对那些意图对抗美国情报行动或阻止美国情报行动的对手是有用的未来业务合作。
对豁免和提及的文件进行仔细分析对该部制订分类指南可能是有用的。新闻部制定并实施了广泛的解密指南，但没有制定有助于对资料进行适当和统一的衍生分类的指南。虽然不是本次审查的主题，但该命令(第2.3节)要求建立分类指南。
为了评估文件发布后可能产生的危害而逐个审查文件并不是一门精确的科学，它在很大程度上依赖于单个审稿人对指南的解释和对主题敏感性的认识。从概念上讲，该命令承认，有些秘密显然必须在很长一段时间内保持，但豁免类别(见附录a)需要解释。或许，不解密的最令人信服的理由与保护个人姓名有关——美国和中国都是如此。公民和外国人——如果知道他们与美国官员的关系，他们的生命将受到威胁;或者发布违反与个人或外国政府的信任或协议的信息，降低政府在执行与对手和盟友的外交政策时的可信度。在某些情况下，如果信息违反了其他法律，如《隐私法》，就不应该被披露。虽然调查团支持免除上述类别的记录，但这样明确的例子很少。
根据该命令第3.4(b)条，如果发布的文件预计会损害国家安全，机构负责人可以豁免自动解密特定信息。该命令规定了九项豁免。部门审查人员告诉我们，部门的豁免实际上总是分为九种类别中的三种，发布文件的预期是:(豁免#1)..透露情报来源、方法或活动(第6项豁免)…损害美国和外国政府之间的关系，或严重破坏外交活动，或(豁免#9)……违反法令、条约或国际协议。
根据中央情报局解密指南，涉及外国情报行动的记录必须提交中央情报局解密。
在提交给中央情报局的100万页文件中，大约有一半是因为文件中含有“受控美国来源”或其首字母缩写词（CAS）；或者该文件包含一份路由单，该路由单引用了美国任务中的一个组织实体，该实体可能被解释为隐蔽的情报组织。根据美国国务院历史咨询委员会的说法，这些参考资料通常是无害的，而且是不保密的。OIG根据我们对“CAS”转介样本的审查，同意这一评估。在两个案例中，一份关于危地马拉的文件提到了一个“受控的美国来源”，然而中央情报局已经解密了有关该国秘密行动的信息。如果国防部和中央情报局同意此类参考资料不必成为豁免的理由，国防部可以立即开始解密数千份额外文件，并大大减少在国防部记录中搜索此类中央情报局参考资料所需的时间和成本；标记文件；并安全地转发文件。
一些文件证实了与某些国家的军事关系，这些关系可能被普遍理解，但尚未得到正式承认。其他文件可能会令某些外国政府或美国官员感到尴尬;其他信息没有公布，因为美国和某些国家之间有历史协议，这些信息将被保留50年或更长时间。该命令规定，在这种情况下，国务院应在公布文件前与外国政府协商。OIG承认，可能存在敏感文件，如果这些文件被公开和广泛传播，可能会对生命、情报来源以及与其他国家的关系构成威胁，但我们没有发现这方面令人信服的例子。
美国国务院豁免的大约80%的文件涉及损害美国外交关系的问题。司法部的解密指南指出，这种豁免需要审查员进行最多的思考和判断。将文件排除在解密之外的原因包括对在位君主和政客的批评、外国政府的信息、与第三方的敏感关系、大规模杀伤性武器的储存、以及可能令美国政府或外国政府尴尬的与外国势力外交关系的几乎所有方面。根据部门的解密指南，部门审查员对文件进行了豁免，但调查团质疑继续对这些文件进行分类的必要性。以下文件可能会让美国或外国官员感到尴尬，但我们质疑公布这些文件会对外交关系造成“损害”，因此不符合命令中规定的豁免标准。获豁免文件的内容如下:
- 美国特使提到了王室成员。一份被豁免的文件引用了关于当时的胡安·卡洛斯王子继承西班牙王位的声明，因为他仍然是西班牙国王。
- 另一份文件讨论了美国驻曼谷大使馆对泰国政府对东南亚条约组织(SEATO)承诺的评估。
- 出于隐私/信息自由法的原因，提交了一份与马德里大使馆紧急行动计划有关的文件。
- 作为一项政策，与沙特王室有关的文件被豁免，以免冒犯沙特人的感情。
- 文件涉及希腊和土耳其在塞浦路斯问题上尚未解决的紧张关系。
- 讨论印度和巴基斯坦以及美国与两国政府的合作。
- 讨论美国在阿根廷和英国冲突中的立场的文件。
- 提到侯赛因国王。
机构意见
该部表示，该部的实体，如历史学家办公室和记录和出版事务人员一直在讨论解密问题，并试图加快这一进程。金博宝正规网址HAC也参与其中。国务院的回应还表明，中央情报局对来自国务院和公众对其解密工作的批评十分敏感，目前正在取得一定进展。调查小组认为，如果国务院高级管理层与中央情报局就如何促进某些文件的解密工作进行合作，就可以取得进一步和更实质性的进展。
外交部还质疑OIG声明的准确性和公平性，即提交给CIA的约100万页文件中，约50万页基本上是无害的，可以解密。该部门表示，这一猜测似乎更多地基于轶事证据，而不是严格的分析。OIG确定的500000是一个估计值，实际上可能稍高或稍低。OIG支持这一发现的分析水平是恰当的，其依据是，HAC根据自己的研究得出了相同的结论，并向国务卿报告了这一点。OIG同意这一估计是基于与17名当前解密人员中的10名以及与一名CIA解密人员的讨论。此外，OIG对1950年至1954年期间的豁免文件进行随机抽样，发现21份文件中有10份被明确且仅因“CAS”引用而提交给CIA。
关于建议3，国务院表示，促进对免于解密的文件进行解密的建议是“合理的”。
结论和建议
确定中情局股权的过程已经成为该部门解密人员的主要活动之一。根据国务院的数据，我们估计，在国务院审查人员尚未解密的文件中，约有70%被转交给了中央情报局。这些文件中大约有50%包含了CIA的首字母缩写，而这些缩写在很大程度上是无关紧要的。如果国务院被授权对有此类参考资料的文件进行解密，那么国务院可以加快其解密计划。这样的政策决定需要中央情报局的同意。
该部门对其历史记录中不到1%的人实施了豁免，这是一个值得称赞的记录。有许多合理的理由可以豁免文件，特别是涉及美国暗中或事先同意保护的外国政府信息的文件。然而，最常被援引的豁免类别是保护外交关系的行为。调查小组对该命令的解释是，为了平衡目前的外交关系和公开，新闻部通常应该选择解密文件，除非泄露信息会“严重且明显地损害美国与外国政府之间的关系，或严重且明显地损害美国正在进行的外交活动。”[E.O.12958，第3.4（b）节]
OIG认为，该部豁免了一些不符合该法令既定标准的文件，这些标准明确规定，发布此类历史文件将严重损害当前外交政策。同样，OIG质疑豁免那些推断与美国政府通过非机密来源得知的外国政府关系的文件。
建议:
我们建议该部主管管理事务的副部长
2.与CIA高层管理人员协调，协助解密涉及CIA短语和首字母缩写的文件
3.重新评估该部的解密指南及其应用，以促进对敏感性有问题的文件的解密。
附录A
解密豁免类别如果信息发布时预计会：
1.披露机密人员来源的身份，或披露有关情报来源或方法应用的信息，或在未经授权披露人员来源会明显损害美国国家安全利益时披露该人员来源的身份。
2.披露有助于发展或使用大规模毁灭性武器的信息。
3.揭示可能损害美国细胞学系统或活动的信息。
4.披露会损害美国武器系统中最先进技术应用的信息。
5.披露仍然有效的美国实际军事战争计划。
6.披露将严重和明显损害美国与外国政府之间的关系，或严重和明显损害美国正在进行的外交活动的信息。
7.披露的信息将明显损害美国政府官员保护总统，副总统和其他官员的能力，为国家安全的利益，保护服务的授权。
8.披露可能严重且明显损害当前国家安全应急准备计划的信息。
9违反法令、条约或国际协议。
附录B
机构意见美国国务院
负责行政事务的助理国务卿
华盛顿特区20520
谅解备忘录
九月四号。1998致:OIG/SIO - Jon A..Wiant
发件人：A-帕特里克·F·肯尼迪
主题：OIG关于解密国务院机密的报告草稿
令我们高兴的是，OIG已经承认，该部门一直在以“堪称典范的方式”实施其系统的解密计划，并有望在命令规定的期限内完成（E.O.12958）。然而，我们对报告中的三项主要建议存在问题：
1.国务院用这些来补充外国服务官员，以减少国务院对退休退休人员(WAEs)作为解密者的依赖。
议论在过去四年中，我们曾多次尝试这条路线。结果并不令人满意。海外的FSOs没有在病房的任务，因此也没有旅行命令，他们愿意接受带着RPS的短期旅行任务去华盛顿，但在某些情况下，这只是一个诡计。大约20个未分配或超过补充的FSOs，无论是来自海外或已经在华盛顿，被安排在RPS地区的短期旅行，大多数都不认为这是职业生涯的提升。对大多数人来说，这是一种等待模式，他们花了很多时间游说，争取更好的工作，或为退休做准备。事实上,大多数被重新安排或决定退役后相对较短的时间里,虽然它通常需要两个月的在职培训评论家之前达到标准。由此产生的生产力远远小于预期在一个理想的世界,颠覆性的整体过程。
我们通常有一个大约200名退休人员的花名册，每个人至少由两个部门审批，并且每个人都习惯与部门官员密切合作，进行审批和指导。我们建立了这些资源，以便我们能立即回应国会和其他调查来源对我们提出的许多时间紧迫的关键要求，同时还能处理关键的《信息自由法》积压、强制性和系统性的审查工作，以及FRUS系列(美国外交关系)的立法规定的最后期限。在涉及中美洲和墨西哥的一些特别的、高度优先的项目中，我们几乎耗尽了具有地区经验的退休人员的基础。简而言之，我们需要大量合格、有经验的人员提供的灵活性，以应对不断变化的部门优先事项，同时满足长期需求。调查小组的报告没有把重点放在我们的全部解密项目上，只审查了我们的系统审查过程，即行政命令要求的对25年以上的记录的审查。
然而，我们很高兴与人事局密切合作，以确定适合并真正致力于为期一年的解密审查任务的官员。承诺一年的全职工作是必要的。
2.负责管理的副部长与中央情报局的高级管理层协调，协助解密涉及中情局短语和首字母缩写的文件。
议论：RPS和其他部门实体，如历史学家办公室，几乎每天都直接或通过各种机构间小组与CIA接触，以解决解密问题并简化和加速该过程。该部的历史咨询委员会（HAC）已深入参与其中。中情局对公众对其解密记录的批评越来越敏感，目前正在取得一些进展。然而，如果要取得进一步进展，我们自己对中情局的批评必须保持客观和公正。报告笼统地说，提交给中情局的100万页文件中有50万页基本上是无害的，可以在中情局就中情局缩略语达金博宝正规网址成州协议的情况下发布，这既不公平也不准确。这一推测似乎更多地基于轶事证据，而不是严格的分析。
3.该部门应重新评估其解密指南及其应用，以便于对敏感度有疑问的文件进行解密。
议论:报告中关于不正当豁免的例子已被压缩和简化，以表明一个观点，并在这一点上加以夸大。在所有审查过的文件中，只保留百分之六十的文件是一个了不起的记录，在行政命令发布的时候，国务院没有人会预料到这一点。然而，该报告的总体建议是合理的。我们应该继续更新指导意见。在这方面，如果报告提到我们在1998年3月为档案和总统图书馆提供了新的指导方针(现在是授权)，我们会更高兴，这些方针受到了用户的欢迎，应该会加快整个解密过程。此外，这些指导方针非常清楚地表明，我们不会仅仅为了避免美国陷入尴尬而豁免文件，这与OIG报告草案中提出的主张相反。
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